Btw-aangifte doen als zzp'er: zo doe je het
Als zzp'er doe je btw-aangifte bij de Belastingdienst, meestal eens per kwartaal. Voor veel starters is het de eerste keer spannend. In dit artikel lees je precies wat je invult, wanneer je het moet doen en wat er misgaat als je het vergeet.
Wanneer doe je aangifte?
De meeste zzp'ers doen btw-aangifte per kwartaal. De vier deadlines per jaar zijn: 30 april (Q1), 31 juli (Q2), 31 oktober (Q3) en 31 januari (Q4). Je doet aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD of eHerkenning.
Haal je meer dan € 15.000 btw per jaar op? Dan kan de Belastingdienst je verplichten om maandelijks aangifte te doen. Dit horen start-ups soms pas na het eerste boekjaar.
"Ik had dit kwartaal geen omzet. Moet ik dan nog aangifte doen?" Ja. Zelfs bij nul omzet stuur je een aangifte in met alle nullen. Doe je dat niet, dan krijg je een ambtshalve aanslag van de Belastingdienst, waarbij zij een bedrag schatten. Dat is bijna altijd te hoog.
Wat vul je in bij de aangifte?
Het aangifteformulier heeft vier hoofdvelden. Rubriek 1a is je omzet belast met 21% en de btw die je daarover hebt berekend. Rubriek 1b is je omzet belast met 9%. Rubriek 5b is de btw die je hebt betaald op je inkopen, de zogenaamde voorbelasting. Rubriek 5g is de eindberekening: te betalen of te ontvangen btw.
De eindberekening is eenvoudig: ontvangen btw minus betaalde btw. Is het resultaat positief? Dan betaal je dat bedrag. Is het negatief? Dan krijg je geld terug.
Thomas is copywriter. In Q2 stuurde hij facturen voor in totaal € 8.000 exclusief btw, dus € 1.680 btw (21%) ontvangen. Hij kocht een laptop voor € 1.210 inclusief btw: € 210 btw betaald. Zijn aangifte: rubriek 1a omzet € 8.000, btw € 1.680. Rubriek 5b voorbelasting € 210. Te betalen: € 1.680 - € 210 = € 1.470.
Welke kosten mag je aftrekken?
Je mag de btw aftrekken van alle kosten die je maakt voor je onderneming. Denk aan kantoorbenodigdheden, software-abonnementen, telefoon (als die zakelijk is), reiskosten per auto en trainingen of cursussen. Privékosten mag je niet aftrekken.
Gebruik je een auto zowel zakelijk als privé? Dan mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. Houd een rittenregistratie bij om dit te kunnen aantonen bij een controle.
Joanna werkt vanuit huis en trekt de btw af op haar volledige internetabonnement en energierekening. Dat mag niet: thuiswerken geeft recht op aftrek van de zakelijke fractie, maar privégebruik telt niet mee. De Belastingdienst berekent bij een controle een correctie plus boete.
Wat als je te laat bent?
Te late aangifte levert automatisch een verzuimboete op van € 68. Betaal je het verschuldigde btw-bedrag ook te laat? Dan komt er een betalingsverzuimboete bij van 3% van het te betalen bedrag, met een minimum van € 50 en een maximum van € 5.514. Bovendien rekent de Belastingdienst belastingrente.
Ben je te laat maar heb je een goede reden? Bel de Belastingtelefoon (0800-0543) voor een betalingsregeling. Dat voorkomt deurwaarderskosten.
Pieter heeft een grote klant die altijd laat betaalt. In Q3 stuurde hij facturen voor € 20.000 maar ontving hij het geld pas in Q4. Toch moet hij de btw al in Q3 afdragen. Tip: open een aparte btw-spaarrekening en zet bij elke factuur direct het btw-deel apart. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan.
Bereken snel hoeveel btw je moet afdragen over je omzet.
Naar de BTW calculatorMeer lezen? Bekijk ook: Wat is btw en hoe werkt het? en Zzp-uurtarief berekenen.
Veelgestelde vragen over btw-aangifte voor zzp'ers
Hoe lang moet ik mijn btw-administratie bewaren?
De wettelijke bewaartermijn is 7 jaar. Bewaar facturen, bonnen en bankafschriften digitaal of fysiek. De Belastingdienst kan altijd over de afgelopen 7 jaar een controle uitvoeren.
Mag ik btw aftrekken op een zakelijk etentje?
Nee. Kosten voor eten en drinken zijn uitgesloten van btw-aftrek, ook als het een zakelijk diner is. De inkomstenbelasting kent wel een aftrek voor relatiegeschenken en representatiekosten, maar dat is een ander systeem.
Wat is de Kleineondernemersregeling (KOR)?
Met de KOR ben je vrijgesteld van btw als je jaaromzet onder € 20.000 blijft. Je rekent geen btw aan klanten en doet geen btw-aangifte, maar je mag ook geen btw terugvragen op inkopen. Aanmelden kan via de Belastingdienst, minimaal 4 weken voor aanvang van een kwartaal.
Ik heb een factuur vergeten te boeken. Wat nu?
Je kunt een eerder ingediende aangifte corrigeren via een suppletie. Dat doe je ook via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Doe dit zo snel mogelijk. Vrijwillig corrigeren leidt doorgaans tot geen of een lagere boete dan wanneer de Belastingdienst het zelf ontdekt.