Factuur maken als zzp'er: verplichte gegevens en tips
Je hebt een opdracht afgerond en wil je klant factureren. Maar wat moet er precies op een factuur staan? Welke gegevens zijn verplicht en hoe vermeld je btw correct? Een fout op een factuur kan leiden tot problemen bij de btw-aangifte van jou of je klant. Hier lees je wat er op moet staan en hoe je veelgemaakte fouten vermijdt.
Verplichte gegevens op elke factuur
De Belastingdienst stelt wettelijke eisen aan facturen. Een factuur die niet voldoet, is voor je klant niet aftrekbaar als btw-document. Dat levert problemen op bij een belastingcontrole bij jou of je klant.
De verplichte gegevens zijn: je volledige naam of bedrijfsnaam, je adres, je btw-identificatienummer (het nummer dat begint met NL), je KvK-nummer, de naam en het adres van je klant, een factuurnummer (oplopend en uniek), de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw.
Tom stuurt zijn eerste factuur als zzp'er. Hij vergeet zijn btw-identificatienummer. Zijn klant, een bedrijf, wil de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dat lukt niet zonder geldig btw-nummer op de factuur. De klant vraagt om een gecorrigeerde factuur. Tom stuurt een creditnota en een nieuwe factuur met het juiste nummer. Twee extra e-mails en een dag vertraging in betaling.
Hoe vermeld je btw op een factuur?
Bereken je btw altijd over het bedrag exclusief btw. Bij een dienst van € 1.000 en het 21%-tarief schrijf je op de factuur: bedrag exclusief btw € 1.000, btw 21% € 210, totaal inclusief btw € 1.210. Lever je producten of diensten met verschillende btw-tarieven? Dan specificeer je elk tarief apart op de factuur.
Werk je voor een klant in een ander EU-land? Dan geldt de verleggingsregeling voor btw tussen ondernemers. Je zet op de factuur het bedrag exclusief btw, 0% btw, en de tekst "btw verlegd" of "VAT reverse charged". Je klant in het andere EU-land geeft de btw zelf op in zijn aangifte.
Lisa is tekstschrijver en werkt voor een Belgisch bedrijf. Ze stuurt een factuur voor € 800. Ze schrijft: bedrag € 800, btw 0%, totaal € 800, met de vermelding "btw verlegd / TVA transférée". Ze vult in haar Nederlandse btw-aangifte de omzet in bij rubriek 3b (leveringen naar andere EU-landen). Ze hoeft geen Belgische btw af te dragen. Haar Belgische klant geeft de btw zelf op.
Factuurnummer: hoe werkt de nummering?
Een factuurnummer moet uniek zijn en in een oplopende reeks staan. Je kiest zelf het formaat. Veelgebruikte formats zijn: 2026-001, 2026-002 of F2026001. Zorg dat de reeks per jaar of per kalenderjaar opnieuw begint, zodat je facturen altijd traceerbaar zijn.
Sla elke factuur op als PDF met het factuurnummer in de bestandsnaam. Bewaar facturen minimaal 7 jaar. Dat is de wettelijke bewaarplicht voor de Belastingdienst.
Niels heeft een factuur verstuurd met een verkeerd bedrag. Hij kan de originele factuur niet gewoon aanpassen, want zijn klant heeft al een kopie. De correcte werkwijze: stuur een creditnota met hetzelfde bedrag als de originele factuur maar dan negatief, met verwijzing naar het originele factuurnummer. Stuur daarna een nieuwe factuur met het correcte bedrag en een nieuw factuurnummer. Zo blijft de administratie kloppen bij beide partijen.
Betalingstermijn en wat als de klant niet betaalt?
Vermeld altijd een betalingstermijn op je factuur. De standaard in Nederland is 30 dagen na factuurdatum. Wil je sneller betaald worden? Zet 14 dagen op je factuur. Zakelijke klanten zijn wettelijk verplicht binnen 60 dagen te betalen, tenzij anders afgesproken.
Betaalt je klant niet op tijd? Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. Reageert de klant niet? Dan volgt een aanmaning met vermelding van de wettelijke handelsrente (8% per jaar boven de ECB-rente) en incassokosten. Je hebt wettelijk recht op minimaal € 40 aan incassokosten bij een factuur boven € 266, zonder aanvullende bewijsvoering.
Priya heeft een factuur van € 1.500 openstaan. Na twee herinneringen geen reactie. Ze stuurt een formele aanmaning per e-mail en post met 14 dagen betalingstermijn, vermelding van de wettelijke rente en € 40 incassokosten. Ze schrijft ook dat ze bij uitblijven van betaling een incassobureau inschakelt. Binnen een week ontvangt ze de volledige betaling. Een formele toon werkt beter dan vriendelijk blijven herhalen.
Factuur zonder btw: wanneer mag dat?
Maak je gebruik van de Kleineondernemersregeling (KOR)? Dan stuur je facturen zonder btw. Je schrijft op de factuur: "Vrijgesteld van btw op basis van de kleineondernemersregeling (artikel 25 Wet OB)". Je rekent geen btw aan en vraagt die ook niet terug.
Sommige diensten zijn altijd vrijgesteld van btw, ongeacht de omzet. Dat geldt voor zorg, onderwijs, journalistiek en bepaalde financiele diensten. Check de website van de Belastingdienst als je twijfelt of jouw dienst vrijgesteld is.
Bereken snel het btw-bedrag voor op je factuur.
Naar de BTW calculatorMeer lezen: Wat is btw en hoe werkt het? en Btw-aangifte doen als zzp'er.
Veelgestelde vragen over factureren als zzp'er
Moet ik een factuur sturen bij elke opdracht?
Ja, als je btw-plichtig bent ben je verplicht een factuur te sturen aan zakelijke klanten. Aan particulieren ben je dat formeel alleen verplicht als ze erom vragen, maar het is altijd verstandig om een factuur te sturen voor je eigen administratie en bewijsvoering.
Hoe snel moet ik een factuur sturen?
Wettelijk moet je een factuur sturen uiterlijk de 15e van de maand na de maand waarin je de dienst hebt geleverd. In de praktijk stuur je de factuur zo snel mogelijk na afronding van de opdracht. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.
Mag ik een factuur in een andere valuta sturen?
Ja, maar je btw-bedrag moet ook in euro's worden vermeld als je btw-plichtig bent in Nederland. Gebruik de officiële wisselkoers van de Europese Centrale Bank op de factuurdatum voor de omrekening.
Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte?
Een offerte is een prijsvoorstel vooraf, nog zonder betalingsverplichting. Een factuur is een betalingsverzoek na levering van de dienst of het product. Een getekende offerte is een contract. Een factuur volgt altijd na uitvoering van het werk, tenzij je een aanbetaling afspreekt.
Moet ik mijn IBAN vermelden op een factuur?
Wettelijk is het niet verplicht, maar praktisch onmisbaar. Zonder IBAN weet je klant niet waar hij naartoe moet betalen. Vermeld ook de naam van de rekeninghouder zoals die bij de bank staat geregistreerd, zodat je klant de betaling correct kan verwerken.